Inleiding
Meerdere succesverhalen hebben te maken met op maat gemaakte extranetten.
Extranetten zijn enkel toegankelijk voor de geregistreerde gebruikers, en laten hen toe om in een veilige en private omgeving informatie op te slaan en op te halen.
Ze werken met verschillende niveaus van toegangsrechten die de gebruikers in staat stellen, afhankelijk van hun toegangsrechten, om informatie te bekijken, te bewerken, toe te voegen, te verwijderen, te up- of downloaden.
Alles wat de gebruiker nodig heeft, is toegang tot het internet, een user-id en wachtwoord.
Extranetten voor professionele documentatie
Drie van de extranetten die we gebouwd hebben, waren voor beroepsverenigingen. Alle drie waren voornamelijk bedoeld om te functioneren als een bibliotheek met professionele documentatie voor de leden.
Een eerste voorbeeld is het extranet voor de Balie van Leuven. Het bevat een archief van nieuwsbrieven, de activiteitenagenda, de notulen van de vergaderingen van de Raad van de orde van advocaten, informatie over deontologie, cursusmateriaal van de workshops en seminaries die georganiseerd worden in het kader van de ‘permanente vorming,’ en ook meer praktische informatie zoals contactgegevens van rechtbanken, openingstijden van gevangenissen, enz.
Twee gelijkaardige extranetten werden op punt gesteld voor twee beroepsverenigingen van bewakingsondernemingen. Het grootste deel van elk extranet is een Document Managementsysteem (DMS) dat alle relevante wetgeving (op regionaal, nationaal en supranationaal niveau) bevat, evenals alle sectorale overeenkomsten (met vakbonden, verzekeraars, enz.), de notulen van de vergaderingen van de Raad van bestuur, van de verschillende werkgroepen, enz. En al twee decennia geleden, lang voordat de sociale media populair werden, hadden deze extranetten al fotoalbums van de evenementen die de verenigingen georganiseerd hadden.
Softwarebedrijf
Een van onze klanten is een softwarebedrijf. Via hun extranet organiseren ze enerzijds hun klantenondersteuning, en communiceren ze anderzijds met hun ontwikkelaars en met leveranciers. Het extranet werkt met een geïntegreerd systeem van toegangsrechten voor verschillende groepen van gebruikersprofielen: personeel, (gewone) gebruikers, supergebruikers, klanten en partners (leveranciers en toegevoegde waarde resellers). Op basis van de groep waartoe hij of zij behoort, krijgt de gebruiker een verschillende desktop voorgeschoteld.
De supportafdeling van het extranet bevat alle noodzakelijke softwaredocumentatie: handleidingen, ‘hoe do ik…’-secties, FAQ's, enz. Het heeft ook video-tutorials, evenals een downloadsectie. Gebruikers kunnen er bijv. sjablonen delen, enz. En tijdens de kantooruren is de helpdesk online bereikbaar via het extranet.
De sectie voor programmeurs en leveranciers bevat een forum voor bugrapporten en programma-uitbreidingen waar supergebruikers en het ontwikkelteam met elkaar kunnen overleggen. De supergebruikers kunnen er zowel bugrapporten en programma-uitbreidingsverzoeken indienen, en zowel de helpdesk en als de ontwikkelaars kunnen daarop reageren.
IPO - Beursgang
De beursgang van een Internationale holding die zich specializeert in het bouwen van electriciteitscentrales gebaseerd op duurzame energiebronnen is een succesverhaal op zichzelf.
Het bedrijf had vestigingen en activa (duurzame elektriciteitscentrales) in verschillende Europese landen. De uitdaging? De documentatie voor teams in vijf verschillende landen moest worden gecentraliseerd, en de handelingen van de teamleden in die vijf landen moesten worden gecoördineerd. Een samenwerkingsserver werd op poten opgezet als een op maat gemaakt extranet dat al de nodige documentatie bevatte, evenals een volledige projectmanagement en coördinatie-sectie.
Research samenwerking
Ook de Exopaedia, is opgenomen in de lijst met succesverhalen als een succesverhaal op zichzelf. De Exopaedia is een online encyclopedie voor de nieuww exo-wetenschappen. Het heeft een internationaal onderzoeksteam, met leden in verschillende contintenten.
In vele opzichten was de uitdaging dezelfde als degene waarmee we bij de beursgang geconfronteerd waren: de documentatie moest worden gecentraliseerd en de activiteiten gecoördineerd. Ook hier werd daarom een samenwerkingsserver opgericht als een extranet met alle documentatie, en met een sectie voor projectbeheer.
